【書類整理】覚えておきたい! 書類を分ける具体的な手順

【書類整理】覚えておきたい! 書類を分ける具体的な手順

さて、暫く書類整理の記事が続きましたが、整理は進んでいますか?

「う~ん、仕分けがイマイチ」という方のために、書類を例に具体的に分ける手順をお伝えしたいと思います。

全部出す

引き出しに溜まっている書類をすべてテーブルの上に出します。

ポイントは、1ヶ所だけにすること。

書類が棚やボックスなどそれぞれの収納溜まっていると、「全部一気にやっつけたい!」と思うかもしれませんが、ハッキリ言って危険です。

量が多いと時間がかかかって、集中力が途切れてしまうんですよ。

人間が集中力が持続するのは平均は50分、その中で最も集中できる状態というのは15分間程度と言われているんです。

なので、1ヶ所だけを集中して整理した方が飽きずにサクサク進められますよ。

必要不必要に分ける

出した書類を「必要」「不必要」に分けていきます。

書類がゴチャゴチャにならないように、必要な書類を一時置きするためのファイルがあると作業しやすいですね。

  • 必要な書類はファイルに。
  • あきらかに不必要なチラシやダイレクトメールはその場でゴミ箱に
  • 迷ってしまうお知らせや手紙などは、別のファイルに分けておきます

必要なモノ収納する

必要な書類を収納に入れていきます。

数種類の書類がある場合は、種類毎にファイルしましょう。

たとえば、領収書のかたまり、お知らせのかたまりといったように、ざっくりとファイルするのがおススメです。

あまり細かく分けてしまうと、めんどくさくて続かなくなる可能性があるので、今どんなにやる気満々でも”ざっくり”にしておいた方がいいですよ。

この分け方を覚えてしまえば、書類だけではなく部屋にあるモノすべてに応用できます。ぜひ覚えてくださいね。

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