【書類整理】はじめの一歩は、「保管」と「保存」に分けてみませんか?

【書類整理】はじめの一歩は、「保管」と「保存」に分けてみませんか?

お家の中には本当にいろいろな書類があって、うっかり放っておくとあっという間に溜まってしまいますよね。

最近は年金やらマイナンバーやら、今後必要になるであろう書類が増えていますね。せっかく貰えるものも書類が見つからなくて貰えない、、、なんてことになったら大変。

大事な書類を整理するために、はじめの一歩は「保存」と「保管」に分けてみてはいかがですか。

「保存」と「保管」の意味

広辞苑より引用。

【保存】 そのままの状態を保って失わないこと。原状のままに維持すること。「遺跡の―」「―食」

存在することを保つという意味ですね。

モノが変化しないようには注意はするけれど、日常的に利用するわけではないモノのこと。

【保管】大切なものを、こわしたりなくしたりしないように保存すること。「書類を金庫に―する」

こちらは、「管理しながら保存する」という意味ですね。

単に保存するだけでなく、必要な時にはすぐに取り出せるのが保管です。

お家の書類もこの状態で管理されているのが理想ですが、実際には全く管理されていないことが良くあります。

とりあえず詰め込んでいるだけで、区別されずにグチャグチャになっているんですね。

それぞれに分けてみる

お家の書類をこの2つに分けてみると、こんな感じになります。

「保管」 レシート、領収書、 自治体のお知らせ、 取扱説明書、レシピ、学校のプリントなど

「保存」税金・保険・年金関係の書類、 パスポート、マイナンバー通知、印鑑証明、権利証、思い出の手紙など

こうすると、「いま必要なモノ」と「無くさないように取っておけばいいモノ」が区別できます。

ここから更に、それぞれの使用頻度を意識して分けていけば、お家の中の書類が管理しやすくなりますよ。

時間をかけて整理する

オフィスでも家庭でも、書類の整理は慎重に作業しなければいけません。

とは言っても、そんな時間が取れないのが現状ですよね。

ですから、最初から細かく分類するのではなく、「保存」と「保管」に分けることからはじめてみてみるのも一つの方法ですよ。

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